Das Schlechte-Botschaft-Gespräch ist eine spezielle Form des Rollenspiels. Im Rahmen eines Mitarbeitergespräches besteht die Aufgabe darin, dem Mitarbeiter eine bereits getroffene und für ihn unerfreuliche Entscheidung mitzuteilen. Diese Entscheidung ist zum Zeitpunkt des Gespräches auch nicht mehr verhandelbar. Sie sind dabei in der Funktion der Führungskraft, die diese „schlechte Botschaft“ nun überbringen muss.

Typische Gesprächsanlässe sind die Ablehnung einer Beförderung, der Abzug von einem Projekt, das der Mitarbeiter bisher leitet, Budgetkürzungen oder der Wegfall eines freiwilligen Vergütungsbestandteils. Solche Gesprächsszenarien kommen in vielen Assessment-Centern zum Einsatz. Im Extremfall könnte sogar der Verlust des Arbeitsplatzes – also die Mitteilung über eine betriebsbedingte Kündigung – Gegenstand des Gespräches sein. Was dagegen nicht in die Kategorie Schlechte-Botschaft-Gespräch fällt, ist die Kritik an der Leistung oder am Verhalten Ihres Mitarbeiters. Hierbei handelt es sich um ein „gewöhnliches“ Kritikgespräch.

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Dass ein Schlechte-Botschaft-Gespräch eine ziemlich unangenehme Aufgabe ist, versteht sich von selbst. Doch mit Ausnahme des Trennungsgespräches beim Wegfall des Arbeitsplatzes, gibt es neben der Übermittlung der schlechten Nachricht noch eine weitere Herausforderung. Diese besteht darin, auf den Mitarbeiter so einzuwirken, dass er trotz der für ihn aktuell unbefriedigenden Situation bereit ist, auch in Zukunft loyal seinen Beitrag zu leisten und sein Bestes zu geben. Daher erfordern Schlechte-Botschaft-Gespräche von der Führungskraft nicht nur Durchsetzungsvermögen, sondern ebenso ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl.

 

Folgende Punkte helfen Ihnen dabei, ein Schlechte-Botschaft-Gespräch professionell und wirkungsvoll zu führen:

  1. Kommen Sie schnell zum Punkt – also zur Übermittlung der schlechten Nachricht. Viele Führungskräfte vermeiden es, die Botschaft frühzeitig zu platzieren und verschieben diese innerhalb des Gespräches immer weiter nach hinten. Das ist äußerst unglücklich! Reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie schnell zur Sache. Dabei sollte immer klar sein, dass die Entscheidung feststeht, und dass daran nichts mehr zu rütteln ist.
  2. Achten Sie auf Ihre Formulierungen und machen Sie klare Aussagen. Viele Führungskräfte verstecken sich hinter zu vielen Wir-Aussagen. Mit Ich-Botschaften zeigen Sie, dass Sie eine starke Führungspersönlichkeit sind, die selbst Verantwortung übernimmt, auch wenn Sie die Entscheidung nicht im Alleingang getroffen haben. Verzichten Sie auf sogenannte Weichmacher wie „eigentlich“ und „vielleicht“.
  3. Lassen Sie Raum für die Reaktionen Ihres Gegenübers. Es ist vollkommen normal, dass Ihr Gegenüber emotional, schockiert oder frustriert reagiert, denn er erfährt in diesem Moment, dass er sich von etwas Liebgewonnenem oder einem lange geplanten Vorhaben trennen muss. Geben Sie ihm die Möglichkeit und die Zeit seinem Ärger Luft zu machen. Versuchen Sie sich in seine Situation zu versetzen und zeigen Sie Verständnis für seinen Unmut ohne dabei die Angemessenheit der von Ihnen übermittelten Entscheidung in Frage zu stellen.
  4. Ist der erste Schock überwunden, und der Mitarbeiter wirkt wieder aufnahmebereit, dann versuchen Sie in der zweiten Gesprächshälfte den Fokus auf die Zukunft zu richten. Denn wie bereits erwähnt, ist es als Führungskraft selbstverständlich Ihre Aufgabe, im Gespräch die richtigen Weichen zu stellen, damit Ihr Gegenüber auch in Zukunft konstruktiv mitarbeitet und seine Bestleistung abruft – und das trotz der schlechten Neuigkeiten. Zu klären ist dann beispielsweise: Welche Aufgaben stehen an, oder was sind die nächsten Schritte? Binden Sie Ihren Gesprächspartner dabei möglichst aktiv mit offenen Fragen ein. Halten Sie die To-dos gemeinsam fest und vereinbaren Sie ggf. einen Folgetermin.

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